Google Drive là một công cụ được sử dụng thường xuyên trong công việc và học tập. Hầu như mọi tài liệu được chia sẻ đều sử dụng Google Drive để có thể gói gọn tài liệu. Bên cạnh đó, Google Drive có những tính năng hữu ích không phải ai cũng biết. 

Chính vì vậy, để phổ biến những tính năng hữu ích của Google Drive, bạn hãy cùng Epetitions.net theo dõi toàn bộ bài viết cách sử dụng Google Drive hiệu quả từ A đến Z dưới đây nhé!

1. Thông tin giới thiệu về Google Drive

Google Drive bạn có thể lưu trữ bất kỳ dữ liệu nào như văn bản, bản thuyết trình, video và hình ảnh và một số dữ liệu khác. Ngoài ra, Google Drive còn hỗ trợ đọc hầu hết các tệp tin khá phổ biến mà bạn thường dùng như: 

  • Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx,…).
  • PDF 
  • Hình ảnh (JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP và WEBP).
  • Video clip (MPEG4, MP4, 3GPP, MOV, AVI, MPEGPS, WMV, FLV, OGG và WebM).
  • Tệp âm thanh (MP3, MPEG, WAV).
  • Adobe Photoshop (psd, pdd, psdt).
  • Apple Pages.
  • Autodesk AutoCAD.
  • PostScript.
  • Fonts chữ.
  • Powerpoint 
  • Excel

Hơn thế nữa, Google Drive có thể hỗ trợ dữ liệu được tải lên tối đa 5 TB/lần, cho thấy rằng không phải công cụ hay dịch vụ lưu trữ trực tuyến nào có thể hỗ trợ hay đáp ứng với một kích cỡ file lớn như vậy được. 

Google Drive hỗ trợ hầu hết trên mọi thiết bị và nền tảng khác nhau như Web; hệ điều hành Windows, Mac OS, iOS, Android; điện thoại di động, máy tính bảng; ứng dụng trên Chrome. Đối với số nền tảng khác để truy cập Google Drive như Linux và Windows phone sẽ phải dùng mềm thứ ba. 

Trong mỗi tài khoản Google Drive bạn sử dụng đều được Google tặng miễn phí 15 GB để lưu trữ tài liệu và dữ liệu. Ngoài ra, nếu bạn muốn nâng cấp gói dung lượng bạn có thể tham khảo các mức giá tương ứng với dữ liệu mà bạn cần sử dụng.  

2. Cách sử dụng Google Drive hiệu quả từ A đến Z

Cách tải tệp hoặc thư mục lên Google Drive trên web và điện thoại

Để tải liệu lên Google Drive trên web và điện thoại, bạn phải truy cập vào trang web Google Drive, nếu điện thoại bạn chỉ mở ứng dung Google Drive lên. 

Bước 1: Bạn tìm và chọn biểu tượng dấu + (dấu cộng) trên trình duyệt hoặc ứng dụng để tải dữ liệu và tài liệu lên

Chọn dấu cộng để tải tệp tin lên
Chọn dấu cộng để tải tệp tin lên

Bước 2: Chọn Tải tệp lên để tải 1 hoặc nhiều tệp bất kỳ. Bạn thậm chí có thể chọn Tải thư mục lên để tải thư mục trên máy tính lên Google Drive.

Chọn mục Tải tệp lên hoặc Tải thư mục lên
Chọn mục Tải tệp lên hoặc Tải thư mục lên

Bước 3: Chọn tệp hoặc thư mục mà bạn muốn tải lên và nhấn Open để tải tệp hoặc thư mục lên.

Chọn tệp và nhấn Open để tải tệp lên Google Drive
Chọn tệp và nhấn Open để tải tệp lên Google Drive

Sau khi tải tệp lên thành công, sẽ được thông báo “đã tải xong 1 mục lên”

Hoàn thành tệp đã tải lên
Hoàn thành tệp đã tải lên

Một số lưu ý khi được thông báo “không tải được tập tin lên Google Drive”

Trong quá trình tải tệp hoặc thư mục lên Google Drive mà bạn không tải được bởi vì có thể tệp hoặc thư mục của bạn đã vượt qua giới hạn cho phép của Google Drive hoặc Google Drive hết dung lượng lưu trữ (15 GB đối với tài khoản miễn phí bạn đang sử dụng). 

  • Google Drive: Được giới hạn kích thước tải tệp lên là 5TB (1TB = 1024GB).
  • Google Docs: Được giới hạn kích thước tải tệp lên là 50 MB và 1.024.000 kí tự.
  • Google Sheets: Được giới hạn kích thước tải tệp lên là 2.000.000 cells (tính toán quá phức tạp cũng không thể lưu thành công).
  • Google Slides: Được giới hạn kích thước tải tệp lên là 100 MB.
  • Google Drawing: Không giới hạn kích thước

Cách tải tệp hoặc thư mục từ Google Drive về máy tính, điện thoại

Thao tác tải tệp hoặc thư mục từ Google Drive về máy tính và điện thoại rất đơn giản, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục muốn tải và chọn mục Tải xuống. Đối với điện thoại bạn chỉ cần thao tác nhấn giữ vào biểu tượng tệp hoặc thư mục cần tải xuống > Chọn mục Tải xuống.

Cách tải tệp hoặc thư mục từ Google Drive về máy tính, điện thoại
Cách tải tệp hoặc thư mục từ Google Drive về máy tính, điện thoại

Tạo tệp tin hoặc thư mục, tài liệu mới trên Google Drive

Ngoài tính năng lưu trữ và tải về các tệp tin, thư mục và dữ liệu khác, Google Drive còn có tính năng vô cùng hữu ích trong công việc và học tập. Người dùng có thể tạo Google Tài liệu (giống Microsoft Word), Google Trang tính (Giống Microsoft Excel)

Bước 1: Chọn biểu tượng dấu + (mới) trên màn hình > Chọn loại tệp tin, tài liệu mà bạn muốn tạo.

Chọn tệp tin mà bạn muốn tạo
Chọn tệp tin mà bạn muốn tạo

Bước 2: Sau đó, một tài liệu trống sẽ hiện ra và bạn có thể bắt đầu thao tác trực tiếp trên tài liệu đó. Nếu bạn muốn đặt tên hay đổi đổi tên tài liệu bạn sẽ chọn vào khung Tài liệu không có tiêu đề góc trái phía trên màn hình và điền tên tài liệu bạn muốn tạo cho tệp đó

Tất cả các tệp mà bạn vừa tạo sẽ được tự động sao lưu lên tài khoản Google Drive, nên bạn không cần phải lưu hoặc lo lắng quên lưu hay máy tính bị tắt đột ngột trước khi tắt trình duyệt, ứng dụng Google Drive.

Ngoài ra, Google Drive có tính năng mà bạn có thể chưa biết là tạo thêm nhiều tập tin nâng cao khác bằng cách chọn vào Ứng dụng khác > Kết nối ứng dụng khác.

Google Drive có tính năng kết nối ứng dụng khác
Google Drive có tính năng kết nối ứng dụng khác

Sau đó, bảng ứng dụng bên thứ ba xuất hiện và bạn có thể tùy thích chọn ứng dụng muốn cài đặt hay kết nối. Cũng giống như với tài liệu mà bạn tạo trên Google Drive, bất kỳ những thay đổi bạn tạo hay sửa trên ứng dụng bên thứ ba sẽ được tự động sao lưu trên Google Drive. 

Những ứng dụng được kết nối với Google Drive
Những ứng dụng được kết nối với Google Drive

Để xóa ứng dụng bên thứ ba mà bạn đã kết nối chọn Biểu tượng Răng cưa > chọn mục Cài đặt.

Bước xóa ứng dụng thứ ba mà bạn kết nối
Bước xóa ứng dụng thứ ba mà bạn kết nối

Tiếp đến, bạn chọn mục Quản lý ứng dụng > Tùy chọn > Ngắt kết nối khỏi Drive là sẽ xóa ứng dụng thứ bạn kết nối.

Bước để ngắt kết nối với ứng dụng thứ ba
Bước để ngắt kết nối với ứng dụng thứ ba

Cách chia sẻ tệp tin hoặc thư mục, tài liệu với người khác

Một trong những tính năng vô cùng tiện lợi của Google Drive mà bạn cần phải biết đó là có thể giúp bạn chia sẻ tệp hoặc thư mục, tài liệu một cách dễ dàng với người khác. Điểm yêu thích hơn nữa, bạn có thể tự thiết lập quyền chia sẻ đối với người khác (chỉ xem, chỉnh sửa, nhận xét).

Bước 1: Để bắt đầu chia sẻ tài liệu, tệp tin hoặc thư mục, bạn hãy nhấp chuột phải vào tệp tin, tài liệu hoặc thư mục bạn cần chia sẻ (đối với điện thoại thì nhấn giữ tay vào tệp tin, tài liệu hoặc thư mục cần chia sẻ) > Chọn mục Chia sẻ.

Chọn tài liệu và chọn mục Chia sẻ
Chọn tài liệu và chọn mục Chia sẻ

Bước 2: Ngay lúc này, bạn sẽ thấy một cửa sổ hiện lên, cho phép bạn tùy chỉnh những cài đặt hay quyền thiết lập trước khi chia sẻ tài liệu, tệp tin hoặc thư mục với người khác. Có hai lựa chọn chia sẻ:

  • Nhận liên kết có thể chia sẻ được: Bất kỳ ai có đường dẫn chia sẻ đều có thể truy cập được.
  • Hoặc chia sẻ với người: Đồng nghĩa với việc chia sẻ giới hạn với 1 số tài khoản email mà bạn cung cấp, chỉ những người được bạn cấp quyền mới có thể truy cập được tệp tin, tài liệu hoặc thư mục mà bạn chia sẻ.
Có thể tùy chọn một trong hai lựa chọn để chia sẻ
Có thể tùy chọn một trong hai lựa chọn để chia sẻ

Bước 3: Sau khi chia sẻ xong, bạn có thể tùy ý thiết lập chế độ chia sẻ với người khác ngay bên dưới là: Có thể sửa, Có thể nhận xét và Có thể xem. Nếu như bạn làm nhóm trên cùng một tài liệu bạn nên để chế độ Có thể sửa để các bạn trong nhóm có thể thực hiện trên tài liệu đó. 

Có 3 chế độ chia sẻ với người khác
Có 3 chế độ chia sẻ với người khác

Nếu bất kỳ ai đó chia sẻ tệp, tài liệu hoặc thư mục nào với bạn, bạn sẽ tìm được những tệp, tài liệu hoặc thư mục đó ở mục Được chia sẻ với tôi ngay bên cột trái màn hình máy tính. 

Có thể xem tệp ai đó chia sẻ trên mục Được chia sẻ với tôi
Có thể xem tệp ai đó chia sẻ trên mục Được chia sẻ với tôi

Làm việc nhóm trong công việc và học tập

Ngoài cách chia sẻ tệp tin, tài liệu hoặc thư mục với người khác giúp làm việc nhóm trên cùng một tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, có thể chỉnh sửa tài liệu. Bên cạnh đó, bạn có thể xem được lịch sử các thao tác tệp của bất kì ai trong nhóm ở mục thông tin. 

Để xem thông tin tệp, bạn hãy nhấp chuột trái vào biểu tượng chữ i bên góc phải màn hình hoặc nhấp chuột phải vào tệp > chọn mục Xem chi tiết. Bạn sẽ dễ dàng biết những ai đã tham gia đóng góp ngày nào giờ nào trên tài liệu. 

Cách xem chi tiết lịch sử thao tác những ai truy cập trên tài liệu
Cách xem chi tiết lịch sử thao tác những ai truy cập trên tài liệu

Chỉnh sửa bố cục xem trên Google Drive

Với tính năng tùy chọn bố cục xem trên Google Drive bạn có thể dễ dàng theo dõi tài liệu hơn. Có 2 dạng xem các tệp tin và thư mục, bạn có thể nhấn vào biểu tượng khoanh vùng đỏ như trên hình. 

Chọn bố cục xem trên Google Drive
Chọn bố cục xem trên Google Drive

Bố cục lưới: Giúp phóng to nội dung bên trong thư mục, tệp tin và tài liệu để người dùng có thể dễ sơ lược qua nội dung bên trong.

Bố cục danh sách: Giúp người dùng có thể xem tổng quan, bao quát số lượng tệp tin, thư mục và tài liệu cùng lúc, có thể xem tên những ai đã tải file lên vào thư mục

Trên đây là toàn bộ cách sử dụng Google Drive hiệu quả từ A đến Z mà Epetitions.net chia sẻ đến bạn. Hy vọng những thông tin hữu ích trong việc sử dụng Google Drive có thể giúp bạn làm việc và học tập hiệu quả bằng cách áp dụng những cách trên. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *